Όλοι αναζητούν πλέον τρόπους να βγάλουν λεφτά online και η αλήθεια είναι πως το ίντερνετ προσφέρει πολλές επαγγελματικές διεξόδους.

Μόνο που δεν είναι όλοι οι τρόποι το ίδιο. Και δεν δουλεύουν φυσικά όλοι για όλους.

Όπως και στον παραδοσιακό, offline, κόσμο, η βασιλική οδός είναι να βασιστείς στην εμπειρία και τις ικανότητές σου, προσφέροντας αυτό που σε διακρίνει από τον ανταγωνισμό.

Αν ο στόχος είναι λοιπόν η πλήρης αποκατάσταση ή το συμπλήρωμα του εισοδήματος, υπάρχει μια λύση εξαιρετική. Και για τον άνθρωπο που θέλει να δουλέψει, αλλά και για τον επιχειρηματία.

Μέσα στα νέα δεδομένα μάλιστα της τηλεργασίας που επέβαλε ξαφνικά η πανδημία του κορονοϊού, το virtual assistantship κερδίζει ολοένα και περισσότερο έδαφος…

Εικονικός βοηθός: Τι είναι

Ο εικονικός βοηθός είναι ένας εξωτερικός συνεργάτης μιας εταιρίας που εργάζεται από τον δικό του χώρο. Δουλεύει από το σπίτι δηλαδή για λογαριασμό του πελάτη του και διαχειρίζεται προσυμφωνημένες πτυχές της επιχείρησης, αποφορτίζοντας τον όγκο δουλειάς.

Ως ελεύθερος επαγγελματίας λειτουργεί, φέρνοντας στην εταιρία τις δεξιότητές του. Με τρόπο απομακρυσμένο. Οι εικονικοί βοηθοί είναι πεπειραμένοι συνήθως και καλοί γνώστες του αντικειμένου τους και παρέχουν βοήθεια στους επαγγελματικούς κλάδους που δραστηριοποιούνται.

Με άλλα λόγια, είναι ένας αυτοαπασχολούμενος συνεργάτης που προσφέρει αυτό που ξέρει για λογαριασμό τρίτων. Όλη η δουλειά του γίνεται εκτός γραφείου, καλύπτοντας διοικητικά, λογιστικά, οικονομικά ή τεχνικά καθήκοντα.

Παρά το γεγονός ότι λειτουργεί εκτός γραφείου, έχει απομακρυσμένη πρόσβαση στα έγγραφα και τα δεδομένα της επιχείρησης, όταν αυτό χρειάζεται φυσικά.

Κι ενώ ως τώρα οι περισσότεροι επιχειρηματίες απευθύνονταν σε έναν εικονικό βοηθό για διοικητικά ή λογιστικά έργα, οι νέες τεχνολογίες έχουν ανοίξει ένα σωρό δυνατότητες για πολλούς επαγγελματίες.

Από διαχειριστές κοινωνικών μέσων και κειμενογράφους μέχρι γραφίστες, μαρκετίστες, διαφημιστές και άλλα πολλά. Η τηλεργασία καθιερώνεται σιγά σιγά, κι έτσι ο τρόπος δουλειάς του απομακρυσμένου εξωτερικού συνεργάτη δεν ξενίζει πια ακόμα και τους πιο παραδοσιακούς επιχειρηματίες.

Ένας εικονικός βοηθός μπορεί, για παράδειγμα, να αναλάβει από το σπίτι του την εξυπηρέτηση πελατών, τα επαγγελματικά ραντεβού, την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον προγραμματισμό εκδηλώσεων, ακόμα και καθήκοντα γραμματέως. Ή καθαρά διοικητικές ή λογιστικές δουλειές. Τέλος πρακτικά δεν υπάρχει εδώ.

Για κάθε ανάγκη που μπορεί να προκύψει, όλο και κάποιος εξειδικευμένος επαγγελματίας θα είναι διαθέσιμος για να βοηθήσει από τον χώρο του. Χωρίς να απασχολεί θέση στο γραφείο δηλαδή, με ό,τι αυτό σημαίνει για το κόστος εργασίας.

Οι εικονικοί βοηθοί έγιναν σχεδόν απαραίτητοι μέσα στις νέες επαγγελματικές προκλήσεις που έφερε στις βαλίτσες της η πανδημία. Αλλά και στα νέα επαγγελματικά ήθη των startups και των μικρών επιχειρήσεων, προσφέροντας στον εργοδότη την ευελιξία να τους απασχολεί για όσο διαρκεί το έργο που έχει κατά νου.

Αυτοαπασχολούμενος καθώς είναι, στοιχίζει φτηνότερα σε μια εταιρία σε σχέση με έναν υπάλληλο πλήρους απασχόλησης, βοηθώντας να μειωθούν τα κόστη λειτουργίας της επιχείρησης. Μπορεί βέβαια να μην έχει φυσική παρουσία, παραμένει ωστόσο ζωτικό κομμάτι της εταιρίας.

Γιατί χρειάζεται ο εργοδότης έναν εικονικό βοηθό

Ολοένα και περισσότεροι στρέφονται στους εικονικούς βοηθούς, που όπως όλα δείχνουν ήρθαν για να μείνουν. Τα οφέλη από την απασχόλησή τους πολλά και ποικίλα, μπορούν ωστόσο να συνοψιστούν σε τρεις βασικές κατηγορίες.

Κατά πρώτο, προσφέρουν καλύτερη χρήση του εργατικού δυναμικού. Μπορούν να αναλάβουν τις πιο απλές, πεζές και καθημερινές πτυχές της λειτουργίας μιας εταιρίας, απαλλάσσοντας τους πλήρους απασχόλησης υπαλλήλους από τέτοια πράγματα.

Τους ανθρώπους που εμπιστεύεται δηλαδή μια εταιρία για τα ταλέντα και τις ικανότητές τους, ώστε να την πάνε πιο μακριά.

Είναι πράγματι ο καλύτερος τρόπος να κρατά ένας εργοδότης τη βασική του ομάδα χαρούμενη, απαλλάσσοντάς τη από τα βαρετά και επαναλαμβανόμενα έργα της καθημερινότητας. Ώστε να ασχοληθεί με μεγαλόπνοα πράγματα ή πιεστικά προβλήματα, όπως ακριβώς κάνουν τα startups για να πετύχουν.

Ο δεύτερος μεγάλος λόγος είναι η μείωση του κόστους λειτουργίας της επιχείρησης, το βασικό πλεονέκτημα του outsourcing δηλαδή. Αντί να απασχολείς έναν υπάλληλο πλήρους ωραρίου για μια μικρή και απλή δουλειά, την αναθέτεις σε έναν αυτοαπασχολούμενο, που στοιχίζει πάντα φτηνότερα σε όρους αποδοχών.

Το χαμηλότερο τίμημα δεν είναι όμως ο μόνος τρόπος που γλιτώνει λεφτά η εταιρία με έναν εικονικό βοηθό. Έμπειρος καθώς είναι στο έργο που αναλαμβάνει, δεν χρειάζεται εκπαίδευση από τον εργοδότη.

Η εκπαίδευση των νέων υπαλλήλων κοστίζει πάντα χρόνο και χρήμα. Με τον εικονικό βοηθό, ο εργοδότης προσλαμβάνει έναν έμπειρο επαγγελματία, ειδικό στον χώρο του, που μπορεί να ξεκινήσει τη δουλειά αμέσως.

Ο τρίτος βασικός λόγος είναι η εξοικονόμηση χρόνου. Και είναι μάλιστα από τις σημαντικότερες πτυχές που στρέφουν έναν επιχειρηματία στην αναζήτηση του virtual assistantship, ειδικά σε μικρές επιχειρήσεις, όπως επιβεβαιώνουν συνεχώς οι έρευνες.

Αν μια εταιρία, λόγου χάρη, δεν έχει τμήμα διαχείρισης προσωπικού, τότε η πρόσληψη ενός νέου υπαλλήλου μπορεί να αποδειχτεί πολύ απαιτητική και χρονοβόρα. Όλα αυτά μπορούν να αποσοβηθούν αν ανατεθεί το έργο σε έναν ειδικό στις προσλήψεις εξωτερικό συνεργάτη, που θα αναλάβει όλη τη διαδικασία (αγγελία, ξεσκαρτάρισμα βιογραφικών, συνεντεύξεις κ.λπ.).

Πώς και γιατί να γίνεις virtual assistant

O δρόμος του εικονικού βοηθού είναι στρωμένος με ροδοπέταλα αν η ευελιξία είναι το ζητούμενο. Εδώ είσαι αφεντικό του εαυτού σου, νοικιάζεις απλώς τις ικανότητες και τη γνώση σου σε έναν εργοδότη για προσυμφωνημένο έργο και προκαθορισμένη αμοιβή.

Έχεις όλα τα καλά του αυτοαπασχολούμενου δηλαδή, σε όρους ωραρίου, καθώς εσύ αποφασίζεις τι είδους και πόσες δουλειές θα αναλάβεις. Το μόνο που χρειάζεσαι είναι μια γρήγορη σύνδεση στο ίντερνετ, ώστε να μπορείς να εργαστείς από οπουδήποτε στον κόσμο.

Η θέση του εικονικού βοηθού είναι ωστόσο μια σοβαρή δουλειά και χρειάζεται τη δέουσα προσοχή. Οφείλεις να δεις δηλαδή τι είδους δουλειές και καθήκοντα εμπιστεύονται συνήθως οι εταιρίες σε εξωτερικούς συνεργάτες και τι από αυτά μπορείς να αναλάβεις με υπευθυνότητα και αξιοπιστία.

Έχεις εμπειρία σε τηλεφωνικό κέντρο; Τότε μια απομακρυσμένη θέση στην τηλεφωνική εξυπηρέτηση πελατών θα ήταν ιδανική για σένα. Έχεις εμπειρία στο social networking; Τότε μπορείς να βοηθήσεις μια εταιρία με τα κοινωνικά της δίκτυα.

Αυτό είναι αποφασιστικής σημασίας για να ξεκινήσει κανείς ως εικονικός βοηθός. Αν δεν αναφέρεις ρητά και καθαρά τι ακριβώς παρέχεις, τότε κανείς δεν θα σε πάρει στα σοβαρά, επιλέγοντας ανθρώπους με λιγότερα προσόντα. Που γνωρίζουν ωστόσο πώς να πουλάνε τον εαυτό τους καλύτερα.

Το δεύτερο καθοριστικό βήμα είναι να αποφασίσεις ποια ακριβώς θα είναι η δομή της επαγγελματικής σου προσφοράς. Θα παρέχεις, για παράδειγμα, έργο πλήρους απασχόλησης; Ή το κάνεις απλώς για να συμπληρώσεις το εισόδημά σου με κάποιες ώρες τη μέρα ή τη βδομάδα;

Είναι απαραίτητο να το γνωρίζεις, ώστε να αποφασίσεις τι είδους δουλειά θα αναλάβεις. Κανείς δεν θέλει δίωρη εξυπηρέτηση πελατών. Σε ένα δίωρο όμως μπορείς να δημιουργήσεις περιεχόμενο για έναν εταιρικό λογαριασμό στα social media.

Τρίτο και εξίσου σημαντικό, ο τρόπος πληρωμής σου. Έχοντας κατά νου ότι δεν είσαι υπάλληλος πλήρους απασχόλησης, οι αμοιβές που ζητάς οφείλουν να είναι ανάλογες. Αν στοιχίζεις ακριβότερα από έναν κανονικό εργαζόμενο, ο επιχειρηματίας θα επιλέξει τον υπάλληλο 8ώρου.

Επίσης, δεν δικαιούσαι ασφάλιση και τέτοιες παροχές, κάτι που πρέπει να συνυπολογίσεις. Αν μάλιστα διατηρείς δική σου ιστοσελίδα, οφείλεις να επιμερίσεις και τα έξοδα για τα δικά σου λειτουργικά κόστη.

Μια καλή ιδέα είναι να δεις τις χρεώσεις σε ιστοσελίδες freelancers, ώστε να έχεις μια γενική εκτίμηση του τρόπου που δουλεύει αυτή η αγορά.

Αν είναι να ασχοληθείς με το virtual assistantship ως συμπληρωματική ασχολία, τότε συνήθως αρκεί να στήσεις το προφίλ σου σε ένα από τα δεκάδες freelance marketplaces. Αν το βλέπεις πάντως επαγγελματικά, η δημιουργία μιας προσωπικής ιστοσελίδας είναι σχεδόν μονόδρομος.

Αυτό είναι το βήμα που κάνει έναν εικονικό βοηθό να φαίνεται επαγγελματίας. Και σε αυτόν τον χώρο, επαγγελματισμός ίσον αξιοπιστία. Εξίσου σημαντική είναι και η δικτύωση με επαγγελματίες του κλάδου, γεγονός που επιτρέπει να σε βρίσκουν οι πελάτες ακόμα ευκολότερα.

Virtual assistantship: Τι άλλο πρέπει να ξέρεις

Ο εικονικός βοηθός είναι ένας εξωτερικός συνεργάτης που δεν θα συναντήσει συνήθως ποτέ προσωπικά ο επαγγελματίας. Κι έτσι η όλη συναλλαγή ενέχει τους γνώριμους κινδύνους μιας τέτοιας διαδικασίας.

Πολλές οι μεταβλητές που εμπλέκονται, γι’ αυτό και κάποιοι το σκέφτονται δυο και τρεις φορές πριν αναθέσουν ένα έργο σε έναν εικονικό βοηθό.

Στις περισσότερες προκλήσεις πάντως υπάρχουν απλές λύσεις. Και όλες έχουν να κάνουν με τη σύγχρονη τεχνολογία και τα εργαλεία που έχουμε πια στα χέρια μας για εταιρική επικοινωνία, μέτρηση της παραγωγικότητας κ.λπ.

Με μια εφαρμογή σαν το Slack, για παράδειγμα, διατηρεί ο επαγγελματίας άμεση επαφή με τον εικονικό βοηθό, ανταλλάσσοντας ιδέες, αρχεία και μηνύματα. Με άλλα προγράμματα (όπως το ClickUp) κατανέμεις τις δουλειές στον εικονικό βοηθό και ελέγχεις την εξέλιξή τους.

Ακόμα και εφαρμογές παρακολούθησης και καταγραφής του χρόνου που αφιερώνουν στο έργο που τους έχεις αναθέσει υπάρχουν, κάνοντας παιχνιδάκι την πιο δύσκολη πτυχή μιας τέτοιας συνεργασίας: την εμπιστοσύνη. Ειδικά αν σε χρεώνει με την ώρα, θέλεις ενδεχομένως να βλέπεις τι κάνει αυτή την ώρα.

Η αγορά έχει τρόπους να θεραπεύει κάθε τέτοια πρόκληση και τα ιντερνετικά εργαλεία είναι εδώ αναρίθμητα.

Η αναζήτηση των υπηρεσιών ενός εικονικού βοηθού μπορεί να γίνει πράγματι ένα βήμα για την περαιτέρω ανάπτυξη μιας επιχείρησης. Αλλά και την επαγγελματική αποκατάσταση ανθρώπων που αναζητούν εργασία…