Μόνο επιταγές που εκδίδονται σε διαταγή του ΙΚΑ από τους ίδιους τους εργοδότες και εις βάρος των ιδίων αυτών λογαριασμών, που τηρούν σε τράπεζες που λειτουργούν και είναι αναγνωρισμένες στην Ελλάδα θα δέχονται τα υποκαταστήματα ή τα Ταμεία Είσπραξης Εσόδων ΙΚΑ, σύμφωνα με την Γ32/180/7.4.2011 εγκύκλιο του Ιδρύματος η οποία εκδόθηκε με αφορμή προβλήματα που παρατηρήθηκαν κατά καιρούς κατά τις υποβολές ΑΠΔ και καταβολές ασφαλιστικών εισφορών δια χειρός τρίτων προσώπων (λογιστές κλπ).

Εάν ο εργοδότης είναι Εταιρεία, Α.Ε., Ε.Π.Ε., Ο.Ε ή άλλο Νομικό Πρόσωπο, Σωματείο, Συνεταιρισμός, Ίδρυμα κλπ, η επιταγή πρέπει να εκδοθεί από το ίδιο το Νομικό Πρόσωπο και εις βάρος του ίδιου λογαριασμού του, που τηρεί στην Τράπεζα και να υπογράφεται από τον νόμιμο εκπρόσωπο αυτού. Κάτω από την υπογραφή θα αναγράφεται το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντα.

Ιδιωτικές επιταγές που έχουν εκδοθεί σε διαταγή τρίτου ή έχουν οπισθογραφηθεί δεν γίνονται δεκτές. Ειδικά για τις οικοδομές οι επιταγές είναι δυνατό να εκδίδονται και από τους εργολάβους, σε βάρος των ίδιων λογαριασμών, αλλά θα πρέπει να ελέγχεται (από τα εργολαβικά συμφωνητικά) αν αυτοί έχουν αναλάβει την υποχρέωση καταβολής των εισφορών υπέρ ΙΚΑ, αντί των κατά νόμο υπόχρεων κυρίων των έργων.

Οι επιταγές πρέπει να φέρουν ημερομηνία έκδοσης την ημέρα που κατατίθενται για την πληρωμή της οφειλής. Επιταγές προχρονολογημένες – ειδικά άνω των πέντε ημερών – ή μεταχρονολογημένες γενικά, δεν γίνονται δεκτές.

Ειδικά τα λογιστικά γραφεία που καταβάλλουν εισφορές για λογ/σμό πελατών τους θα πρέπει να υποβάλλουν στο Τμήμα Εσόδων αναλυτική κατάσταση με τα στοιχεία των εργοδοτών για τους οποίους καταβάλλονται οι εισφορές (ΑΜΕ, ΑΦΜ, Επωνυμία, Μισθολογική περίοδο, Ποσό, Νο Επιταγής και Τράπεζα) προκειμένου βάσει αυτής να εκδοθούν τα σχετικά ΓΕΤΕ (καταβολής τρεχουσών εισφορών).

Στη συνέχεια η εν λόγω κατάσταση θα διαβιβάζεται στο Οικονομικό Τμήμα με συνημμένα τα σχετικά ΓΕΤΕ, προκειμένου να ελέγχεται επιπλέον εάν τα στοιχεία των προσκομιζομένων επιταγών συμφωνούν με τα αντίστοιχα ΓΕΤΕ, και συγκεκριμένα ότι το ποσό της κάθε επιταγής είναι ίσο με τα αντίστοιχα ΓΕΤΕ του κάθε εργοδότη καθώς και ότι ταυτοποιείται ο υπόχρεος εργοδότης. Τονίζεται ότι η υποχρέωση για υποβολή αναλυτικής κατάστασης υφίσταται ακόμη και όταν το λογιστικό γραφείο καταθέτει προς εξόφληση συνολική τραπεζική επιταγή.

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι θα πρέπει να εξετάζεται σχολαστικά η συμφωνία μεταξύ της κατάστασης, των εκδοθέντων ΓΕΤΕ και των αντίστοιχων επιταγών καθώς και σε περίπτωση ταυτόχρονης εξόφλησης με μετρητά και επιταγές αφ’ ενός ότι συμφωνεί το συνολικό ποσό και αφ’ ετέρου ότι κάθε επιταγή είναι μικρότερη ή ίση του αντίστοιχου ΓΕΤΕ.

Για την διευκόλυνση – διασφάλιση των εν λόγω συναλλαγών προτείνεται τα λογιστικά γραφεία να εξυπηρετούνται από ειδικά γκισέ (Εσόδων και Λογιστηρίου) κατά τις τελευταίες ημέρες κάθε μήνα.

Οι επιταγές θα πρέπει να κατατίθενται στις τράπεζες, εάν είναι δυνατόν, αυθημερόν ή το αργότερο την επόμενη μέρα από την παραλαβή τους.