H αμηχανία που νιώθουν οι περισσότεροι όταν πρέπει να αφήσουν μήνυμα στον τηλεφωνητή είναι παροιμιώδης.
Το να επικοινωνείς με το… τίποτα φαίνεται ότι είναι αρκετά αγχωτικό: για κάποιον περίεργο λόγο, όταν ξέρουμε ότι ηχογραφούμαστε λες και μπλοκάρουν τα εγκεφαλικά κυκλώματα, και για κάτι που θα έπαιρνε κανονικά 20 δευτερόλεπτα χρειαζόμαστε 2 ολόκληρα λεπτά να το πούμε…
Κι από την άλλη, σκέψου τι περνάει κάποιος όταν πρέπει να ακούσει τα μηνύματά του! Μια σειρά από ηχητικές ενοχλήσεις φτάνουν στα αυτιά του, από ανθρώπους που κομπιάζουν και αγκομαχούν να διατυπώσουν μια ολοκληρωμένη πρόταση. Κι αν είναι φίλοι και γνωστοί, το ξεπερνάμε.
Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που αναγκαζόμαστε να αφήσουμε μήνυμα στον τηλεφωνητή του υποψήφιου πελάτη μας ή -ακόμα χειρότερα- του μελλοντικού μας εργοδότη (όταν δηλαδή παίζει ρόλο η πρώτη εντύπωση που θα δώσουμε); Είναι σίγουρο ότι δεν θέλουμε να τον εκνευρίσουμε με ένα ασαφές, μπουρδουκλωμένο και μακροσκελές ηχητικό μήνυμα…
Υπάρχουν τρόποι να παλέψουμε τον τηλεφωνητή και να βγούμε νικητές στη μικρή μας αντιπαράθεση. Να λοιπόν πώς αφήνουμε το τέλειο voicemail…
Επεξεργάσου τι πρόκειται να πεις πριν σηκώσεις το ακουστικό
Το σκηνικό γνωστό: ακούς το χαρακτηριστικό «μπιπ», παγώνεις και ξεχνάς τι ήθελες να πεις. Κι αντί για λέξεις, βγαίνουν από το στόμα σου τραυλίσματα και σειρές όμοιων φθόγγων («εεεεε», «μμμμμ»). Προγραμμάτισε λοιπόν τι σκοπεύεις να πεις και μείνε στο πλάνο. Ιδιαίτερα αν πρόκειται να αφήσεις ένα σημαντικό μήνυμα, γράψε σε ένα χαρτί τα κύρια σημεία του «λογυδρίου» σου για να μην μπλοκάρεις. Έτσι θα έχεις κάποιες σημειώσεις να σου υπενθυμίζουν τι σκόπευες να πεις, ώστε να αφήσεις ένα σαφές, σύντομο και περιεκτικό voicemail.
Δήλωσε πρώτα το όνομά σου
Μπορεί να φαίνεται αυτονόητο, η πρακτική όμως των τηλεφωνητών άλλα υποδεικνύει. Πόσες φορές δεν έχεις ακούσει ένα μήνυμα που ο τύπος συνεχίζει και συνεχίζει να φλυαρεί και συ δεν ξέρεις καν ποιος είναι! Πέρα από ενοχλητικό για τον παραλήπτη, είναι και κακό για τον σκοπό του αποστολέα…
Πες το τηλεφωνικό σου νούμερο αμέσως μετά το όνομά σου
Δεν είναι λίγοι αυτοί που περιμένουν το τελευταίο κυριολεκτικά δευτερόλεπτο για να αφήσουν το τηλέφωνό τους, ενώ ξέρουν ότι είναι από τα σημαντικότερα στοιχεία του μηνύματος, ειδικά αν επιδιώκεις να σε καλέσει πίσω ένας άγνωστος. Σκέψου μόνο ότι ο παραλήπτης θα πρέπει να ξανακούσει όλο το μήνυμά σου για να γράψει το τηλέφωνο, αν δεν καραδοκούσε με στιλό και χαρτί από την αρχή! Όταν λοιπόν είναι σκόπιμο να αφήσεις το τηλέφωνό σου, το κάνεις αμέσως μετά το όνομά σου.
Επανέλαβε τον αριθμό του τηλεφώνου σου
Μην ξεχνάς ποτέ ότι ο παραλήπτης θα πρέπει να γράψει το τηλέφωνό σου την ώρα ακριβώς που το λες. Βοήθησέ τον λοιπόν! Πες τον αριθμό του τηλέφωνου σου αργά και καθαρά, χωρίς βιασύνες. Ωστόσο, ακόμα κι έτσι είναι δύσκολο να γράψεις ένα δεκαψήφιο νούμερο σωστά την πρώτη φορά που το ακούς. Επανέλαβε λοιπόν το τηλέφωνό σου, ώστε να μπορεί ο παραλήπτης να τσεκάρει αν το σημείωσε σωστά χωρίς να πρέπει να ξανακούσει όλο το μήνυμα…
Δήλωσε τον σκοπό του τηλεφωνήματός σου
Όσο πιο συνοπτικά μπορείς, εξήγησε τον λόγο της κλήσης σου. Παίρνεις για να κανονίσεις κάποιο ραντεβού; Τηλεφωνείς για να δώσεις σχετικές πληροφορίες; Δεν είναι μυστικό, πες το στον άνθρωπο!
Άσε συγκεκριμένο αίτημα
Τι θέλεις να κάνει ο παραλήπτης με το μήνυμά σου; Εντάξει, επιδιώκεις να σε πάρει τηλέφωνο, αλλά γιατί; Για να κλείσετε κάποιο ραντεβού; Για να απαντήσει σε μια ερώτησή σου; Ο παραλήπτης θα το εκτιμήσει δεόντως αν του εξηγήσεις τι θέλεις να κάνει πριν σε καλέσει, ώστε να κινηθεί ανάλογα…
Έσω περιληπτικός
Το είπαμε και θα το ξαναπούμε: μην κάνεις τον παραλήπτη σου να αναθεματίζει την ώρα και τη στιγμή που σήκωσες το ακουστικό! Κανείς δεν εκτιμά ένα πεντάλεπτο μήνυμα. Και κανείς δεν εκτιμά επίσης τον τύπο που τρώει τον χρόνο τους με τέτοιον θρασύ τρόπο. Αν νομίζεις ότι είσαι ο μοναδικός άνθρωπος στον κόσμο που άφησε σήμερα μήνυμα στον τηλεφωνητή του, κάνεις μέγα λάθος. Μια ντουζίνα ακόμα μοναδικών ανθρώπων στον κόσμο ένιωσαν το ίδιο και ο φουκαράς μένει με το ακουστικό στο χέρι για καμιά ώρα. Μην είσαι μέρος του προβλήματος…
