Το μεγαλύτερο λάθος που μπορεί να κάνει κανείς κατά την οργάνωση των email του είναι να τα οργανώσει δημιουργώντας φακέλους με βάση τα θέματα. Με αυτόν τον τρόπο σίγουρα κάτι θα ξεφύγει. Για παράδειγμα σε ποιο φάκελο θα τοποθετήσετε ένα σημαντικό email που αφορά σε δύο όχι και τόσο σχετικά θέματα;
Στην περίπτωση δε που χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας ως μια to do λίστα υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να μην σας φτάσει ο χρόνος μέσα στην ημέρα για να απαντήσετε ή να τα αποκωδικοποιήσετε όλα, ή και ακόμη χειρότερα να μην τα δείτε ποτέ καθώς προωθούνται συνεχώς προς τα κάτω.
Για να μην σας συμβεί τίποτα από τα παραπάνω ακολουθήστε την παρακάτω λογική και δημιουργήστε μόνο τέσσερις φακέλους στα εισερχόμενα email σας.
Σήμερα: Όλα τα email που χρειάζονται άμεση απάντηση μέσα στην ημέρα.
Αυτήν την εβδομάδα: Όλα τα email που δεν απαιτούν απάντηση ή επεξεργασία νωρίτερα από το τέλος της εβδομάδας.
Αυτόν τον μήνα: Όλα όσα χρειάζονται μια πιο μακροπρόθεσμη απάντηση. Ανάλογα με την θέση σας, συνήθως αυτός ο φακέλος είναι αρκετός. Υπάρχουν, ωστόσο, κάποιοι επαγγελματίες που μπορούν να δημιουργήσουν έναν φάκελο τριμήνου και όχι μήνα.
FYI: Πολλά από τα email που λαμβάνει κανείς καθημερινά είναι ενημερωτικά. Αν πιστεύετε ότι ίσως χρειαστεί κάποιο από αυτά να έρθει και πάλι στο προσκήνιο αποθηκεύστε το στο συγκεκριμένο φάκελο.
Και μην ξεχνάτε ότι ο αυστηρότερος κανόνας για την σωστή οργάνωση των email σας είναι η διαγραφή. Μην διστάσετε να διαγράψετε κάτι που δεν σας χρειάζεται. Εκτός του ότι έτσι απελευθερώνετε πολύ χώρο, δεν έχετε και περιττές πληροφορίες που επί της ουσίας δεν είναι και τόσο χρηστικές για την δουλειά σας.
