Άμεση προτεραιότητα θεωρεί το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης τις απαιτούμενες ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιήσουν τα υπουργεία, οι ΟΤΑ και τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, για τη μείωση των υπογραφών στις τρεις όσον αφορά τις κανονιστικές πράξεις και τα διοικητικά έγγραφα, με σκοπό την αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας των διοικητικών υποθέσεων, την επιτάχυνση του διοικητικού έργου και τη μείωση του διοικητικού κόστους.

Όπως υπενθυμίζει το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης, η αντιμετώπιση της πληθώρας των υπογραφών στα διοικητικά όργανα είχαν θεσπιστεί από το 1990 με σχετικές ρυθμίσεις, αλλά η εφαρμογή τους με το χρόνο ατόνησε, με αποτέλεσμα την επανεμφάνιση του προβλήματος.

Όπως αναφέρει σε εγκύκλιό του ο υπουργός Διοικητικής Μεταρρύθμισης, Αντώνης Μανιτάκης, με τον περιορισμό των υπογραφών και κατά συνέπεια και των οργάνων που συμπράττουν σε μία ενέργεια, επιτυγχάνεται η επίσπευση του διοικητικού έργου, η αύξηση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της δημόσιας διοίκησης, η ορθολογικοποίηση και απλούστευση των διαδικασιών λήψης των αποφάσεων, η διευκόλυνση των ιεραρχικά προϊστάμενων οργάνων στην άσκηση των επιτελικού χαρακτήρα αρμοδιοτήτων τους με τη μείωση των λειτουργικών τους αρμοδιοτήτων και η ενίσχυση της ατομικής ευθύνης των στελεχών.

Αναφορικά με τον «κανόνα των τριών υπογραφών», τονίζεται στην εγκύκλιο ότι κάθε διοικητική πράξη ή έγγραφο δεν επιτρέπεται να φέρει περισσότερες από τρεις υπογραφές, δηλαδή δύο προσυπογραφές και την τελική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου που λαμβάνει την απόφαση.

Επισημαίνεται ότι για την επίτευξη του στόχου της μείωσης των υπογραφών στις διοικητικές πράξεις και έγγραφα, σύμφωνα με τις υφιστάμενες ρυθμίσεις, θα πρέπει κατά την έκδοση των εξουσιοδοτικών αποφάσεων (οι οποίες θα πρέπει να επανεκδοθούν, λαμβάνοντας υπόψη τον παραπάνω κανόνα) να μεταβιβαστούν αρμοδιότητες σε όσο τον δυνατόν πλησιέστερα προς τη βάση της διοικητικής πυραμίδας όργανα.

Σημειώνεται ότι κατ’ εξαίρεση και μόνο στην περίπτωση που ειδικοί και συγκεκριμένοι λόγοι επιβάλλουν τυχόν απόκλιση από τον κανόνα των τριών υπογραφών ορισμένων πράξεων ή εγγράφων, θα πρέπει να περιληφθούν στις κοινές αποφάσεις του υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του αρμόδιου κάθε φορά υπουργού που εκδίδονται σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία (ν. 1892/1990).

Οι ειδικοί λόγοι που επιτρέπουν την εξαίρεση ορισμένων διοικητικών πράξεων ή εγγράφων, μπορεί να είναι λ.χ. η εξαιρετική σοβαρότητα των ρυθμιζόμενων θεμάτων (π.χ. πράξεις που σχετίζονται με την προστασία ατομικών και κοινωνικών δικαιωμάτων των πολιτών, τη χρηστή διαχείριση του δημόσιου χρήματος κλπ), ή η ύπαρξη ειδικής νομοθετικής ρύθμισης που ορίζει συγκεκριμένο ανώτατο όργανο αρμόδιο για την υπογραφή χωρίς να παρέχει τη δυνατότητα μεταβίβασης (π.χ. πράξεις σχετικές με την πειθαρχική διαδικασία), ή η ιδιαιτερότητα της διοικητικής διάρθρωσης του φορέα στο πλαίσιο του οποίου εκδίδεται η διοικητική πράξη (π.χ. η περαιτέρω διάρθρωση τμημάτων σε γραφεία).

Οι διοικητικές πράξεις και τα έγγραφα που θα εξαιρεθούν πρέπει να αναγράφονται συγκεκριμένα στις οικείες κοινές υπουργικές αποφάσεις και για κάθε μία από τις εξαιρούμενες πράξεις πρέπει οπωσδήποτε να αναφέρονται οι ειδικοί λόγοι που επιβάλλουν την εξαίρεσή τους.

Τέλος, από το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης δίδονται οδηγίες για τις ενέργειες που πρέπει να ακολουθήσουν τα υπουργεία και τις οποίες πρέπει να έχουν ολοκληρώσει το ταχύτερο δυνατό, το αργότερο έως 31/05/2013, ενώ υπογραμμίζεται ότι η προσπάθεια περιορισμού των υπογραφών, με τις απαραίτητες προσαρμογές, αφορά και τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τα ΝΠΔΔ και τους ΟΤΑ.