Με στόχο την αποτελεσματικότερη και οικονομικότερη λειτουργία του δήμου, την επίσπευση του διοικητικού έργου και τη βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες, η δημοτική Αρχή Χανίων, αξιοποιώντας τις δυνατότητες των νέων τεχνολογιών, έθεσε σε εφαρμογή μια πρότυπη διαδικασία ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, μέσω της χρήσης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου από το σύνολο των υπηρεσιών του δήμου Χανίων.
Μέσω αυτής, υπάρχει πλέον πλήρης ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του συνόλου των εγγράφων -εισερχομένων και εξερχομένων- που διακινούνται στον δήμο, ενώ και οι πολίτες θα έχουν άμεση εξυπηρέτηση, αφού μπορούν απευθυνόμενοι αυτοπροσώπως στις αρμόδιες υπηρεσίες να παραλαμβάνουν ακόμα και αυθημερόν βεβαιώσεις και πιστοποιητικά.
Παράλληλα, μέσω της ίδιας διαδικασίας, όλες οι δημοτικές υπηρεσίες ενημερώνονται καθημερινά, μέσω του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου, για το σύνολο των εγγράφων, που τους αφορούν.
Για μία σημαντική δράση που προωθεί την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και τη διοικητική καινοτομία στην τοπική αυτοδιοίκηση, κάνει λόγο ο γενικός γραμματέας του δήμου Χανίων, Γαβριήλ Κουρής, ο οποίος επισημαίνει πως, «με την πλήρη ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων επιλύονται χρόνια ζητήματα ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ υπηρεσιών που λειτουργούσαν σε διαφορετικά κτίρια και χώρους, ενώ συγχρόνως παρέχεται και η δυνατότητα επικαιροποίησης των διαδικασιών που καθημερινά καλείται να υλοποιεί ένας μεγάλος οργανισμός όπως είναι ο δήμος Χανίων».
Σύμφωνα με τον κ. Κουρή, θα υπάρξουν πολλαπλά και οφέλη από τη συγκεκριμένη διαδικασία, με κυριότερα τη σημαντική εξοικονόμηση πόρων που θα προκύψει από τη μείωση της χρήσης χαρτιού και λοιπών αναλώσιμων, την άμεση ενημέρωση των υπηρεσιών και των υπαλλήλων για τη χρέωση των εισερχομένων εγγράφων, την εξοικονόμηση φυσικού και ψηφιακού χώρου αποθήκευσης εγγράφων, την ταχύτερη εξυπηρέτηση καθότι οι διαδικασίες θα εκτελούνται γρηγορότερα λόγω της εύκολης πρόσβασης σε πληροφορίες και έγγραφα και τη διευκόλυνση της εσωτερικής επικοινωνίας μεταξύ των υπηρεσιών.
