Τη δημιουργία ενός περιφερειακού συντονιστικού οργάνου που θα χειρίζεται θέματα διαχείρισης προσφυγικών ροών αποφάσισαν στην έκτακτη σύσκεψη που πραγματοποιήθηκε, οι δήμαρχοι σε συνεργασία με την περιφερειακή αρχή δυτικής Μακεδονίας. Το περιφερειακό συντονιστικό όργανο για τους πρόσφυγες θα λειτουργεί υπό την ευθύνη του περιφερειάρχη και της πολιτικής προστασίας της περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας και θα χειρίζεται όλα τα θέματα που σχετίζονται με την διαχείριση των προσφυγικών ροών στην περιοχή της δυτικής Μακεδονίας καθώς και την μέριμνα για πιθανούς χώρους υποδοχής και διαμονής των προσφύγων.
Επίσης θα ρυθμίζει όλα τα ζητήματα που αφορούν την ομαλή λειτουργία των χώρων υποδοχής. Στην σύσκεψη που συγκάλεσε ο Περιφερειάρχης Δυτικής Μακεδονίας Θοδωρος Καρυπίδης συμμετείχαν όλοι οι αντιπεριφερειάρχες, οι δήμαρχοι της δυτικής Μακεδονίας, οι βουλευτές του ΣΥΡΙΖΑ Π.Ε Κοζάνης Θέμης Μουμουλίδης και Γιώργος Ντζιμάνης, όλη η ηγεσία της Αστυνομίας, οι εκπρόσωποι της εκκλησίας Κοζάνης και Καστοριάς, ο Μητροπολίτης Γρεβενών Δαυίδ και πολλές εθελοντικές οργανώσεις που συνδράμουν στο έργο της φιλοξενίας προσφύγων στην Κοζάνη.
Κατά την διάρκεια της σύσκεψης ανέβηκαν οι τόνοι ανάμεσα στους εκπροσώπους του δήμου Κοζάνης που φιλοξενεί πρόσφυγες και των τριών δημάρχων της Π.Ε. Καστοριάς που ζητούσαν εγγυήσεις από την πλευρά της πολιτείας στο ενδεχόμενο φιλοξενίας προσφύγων. Οι περισσότεροι δήμαρχοι ζήτησαν άμεση αποσαφήνιση του οικονομικού τοπίου από την πλευρά της κυβέρνησης για τις δαπάνες που κάνουν οι δήμοι υπέρ της φιλοξενίας προσφύγων ενώ κάποιοι δήμαρχοι προέκριναν η ολιγοήμερη φιλοξενία των προσφύγων να γίνεται σε ξενοδοχειακές μονάδες της περιοχής. Αποφασίστηκε εντός τριών ημερών οι δήμοι να καταθέσουν προτάσεις στο περιφερειακό συντονιστικό όργανο για τους πρόσφυγες με δημόσιους η άλλους χώρους όπου θα μπορούσαν να διατεθούν για την φιλοξενία τους. Επίσης προτάθηκε οι ίδιοι οι δήμοι να προχωρήσουν στην συγκρότηση μικρών ευέλικτων συντονιστικών οργάνων που θα χειρίζονται τα θέματα φιλοξενίας προσφύγων.
