Προαιρετικά από τις 15 Οκτωβρίου του 2012 και υποχρεωτικά από την 1η Μαρτίου 2013, οι εργοδότες θα υποβάλλουν ηλεκτρονικά στο ΙΚΑ, το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και τον ΟΑΕΔ μια σειρά από έγγραφα, όπως οι πίνακες προσωπικού, οι αναγγελίες πρόσληψης και καταγγελίας των συμβάσεων και η υπερωριακή απασχόληση των εργαζομένων.
Με απόφασή του ο υπουργός Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, Γιάννης Βρούτσης, ρυθμίζει τους όρους και της προϋποθέσεις της ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) στο πληροφοριακό σύστημα τού υπουργείου Εργασίας, στο οποίο διασυνδέονται στο εξής οι υπηρεσίες τού ΣΕΠΕ, τού ΟΑΕΔ και τού ΙΚΑ.
Ηλεκτρονικά θα υποβάλλονται τα εξής έντυπα:
α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης,
β) Ε4. Πίνακας προσωπικού,
γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού,
δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου,
ε) Ε7. Βεβαίωση-Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου,
στ) Ε8. Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης και
ζ) Ε9. Αίτηση για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης.
Ο εργοδότης θα υποβάλλει τα έντυπα με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο πληροφοριακό σύστημα του υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ).
Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα έχουν μόνο οι εργοδότες, οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που ήδη έχουν.
Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, θα πρέπει να γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ, εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής τού εντύπου Ε6, που αφορά στην καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (απόλυση), θα υλοποιείται σε δύο στάδια: Ο εργοδότης, αρχικά, θα συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, θα την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης θα ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές.
Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης θα πρέπει να επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε5 (αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού), η επισύναψη του αρχείου του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.
Το έντυπο Ε3 (αναγγελία πρόσληψης), υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 εντός 3 εργασίμων ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ.
Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα – εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Διορθώσεις μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει παρέλθει η νόμιμη προθεσμία υποβολής.
Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά ακολουθείται η διαδικασία τής κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία τού ΣΕΠΕ ή και τού ΟΑΕΔ.